Signeringsstatus
Signeringsstatus refererer til den aktuelle fasen et dokument eller en avtale befinner seg i prosessen fra utsendelse til endelig signatur. Dette kan inkludere status som 'sendt', 'visket', 'åpnet', 'signert' eller 'avslått'. Å ha god kontroll på signeringsstatus er avgjørende for effektiv avtalehåndtering og salgsoppfølging, da det gir umiddelbar innsikt i hvor i prosessen hver enkelt avtale er.
Uten et system for å spore signeringsstatus manuelt, kan det fort bli uoversiktlig og tidkrevende å følge opp avtaler. Et CRM-system som Forretningsflyt tilbyr en strømlinjeformet løsning som automatisk oppdaterer status for dine digitale kontrakter, noe som sparer tid og minimerer risikoen for feil eller tapte avtaler.
Hvorfor er signeringsstatus viktig for din bedrift?
Effektiv oppfølging av tilbud og kontrakter er sentralt for enhver virksomhet. Ved å ha umiddelbar tilgang til signeringsstatus, kan salgsteamet raskt identifisere avtaler som krever oppmerksomhet, enten det er en påminnelse til kunden eller en bekreftelse på fullført signering. Dette reduserer administrative byrder og bidrar til raskere avslutning av salg. Forretningsflyt gir deg en tydelig oversikt som eliminerer usikkerhet rundt hvor avtalene befinner seg, og lar deg fokusere på kundedialog fremfor tidkrevende manuell sporing. Det sikrer at ingen viktige dokumenter faller mellom stolene i travle perioder.
Spor signeringsstatus enkelt i Forretningsflyt
Med Forretningsflyt er det enkelt å holde oversikt over signeringsstatus. Etter at tilbud og kontrakter sendes til kunden via sikker lenke på SMS eller e-post, får du varsel når dokumentet er signert. Statusen er alltid synlig på kundekortet, komplett med full historikk for den spesifikke avtalen. Dette betyr at du raskt ser om kunden har mottatt, åpnet eller signert dokumentet. Et signert tilbud blir dessuten automatisk registrert som salg i systemet, noe som strømlinjeformer prosessen ytterligere. Signerte dokumenter låses mot endring, og et signaturbevis lagres med tidspunkt og vilkårstekst.
Valg av løsning for signeringsstatus: Enkel eller avansert e-signatur?
Når du vurderer løsninger for signeringsstatus, er det viktig å skille mellom ulike typer e-signatur. Forretningsflyt bruker enkel elektronisk signatur, som er tilstrekkelig for de fleste kommersielle avtaler i Norge takket være avtalefrihet og eIDAS-forordningen. Kunden signerer enkelt i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC, uten behov for app eller registrering. For enkelte avtaletyper med strenge formkrav, som for eksempel tinglysing eller testamenter, bør man vurdere mer avanserte løsninger som krever BankID eller tilsvarende. Vi anbefaler å sjekke med juridisk rådgiver ved tvil om hvilken signaturtype som er tilstrekkelig for dine spesifikke dokumenter.
Ofte stilte spørsmål
Hvor kan jeg se signeringsstatus i Forretningsflyt?
I Forretningsflyt er signeringsstatus for alle utsendte avtaler og tilbud enkelt tilgjengelig og synlig direkte på det aktuelle kundekortet, med full historikk over prosessen.
Får jeg varsel når en kunde signerer et dokument?
Ja, Forretningsflyt sender deg et varsel så snart et dokument er signert. Dette sikrer at du raskt blir informert og kan følge opp uten forsinkelser.
Hvilken type e-signatur bruker Forretningsflyt for signeringsstatus?
Forretningsflyt benytter enkel elektronisk signatur. Denne typen signatur er gyldig for de fleste kommersielle avtaler, men ikke for dokumenter med strenge formkrav.
Hva skjer med dokumentet etter at det er signert?
Etter signering låses dokumentet mot endring. Et signaturbevis med tidspunkt for signering og den godkjente vilkårsteksten lagres, og signert tilbud blir automatisk registrert som salg.
Digital signering og elektronisk signatur