Signering av dokument med flere personer
Når det gjelder signering av dokumenter, er det ofte et behov for at flere parter skal signere det samme dokumentet. Dette gjelder spesielt for avtaler og kontrakter som involverer flere individuelle signatarer eller representanter fra ulike selskaper. Prosessen må være smidig og juridisk holdbar for alle involverte.
Å administrere en slik prosess manuelt kan være tidkrevende og feilutsatt. Digitale løsninger forenkler dette betraktelig, men det er viktig å forstå hvilken type signatur som tilbys og hvordan den håndterer komplekse signeringsbehov. Vi ser nærmere på hvordan dette kan løses og hva du bør vurdere.
Behovet for signering av dokument med flere parter
Mange forretningsavtaler krever godkjenning fra flere signatarer. Dette kan være styremedlemmer, partnere, eller flere kunder som samtykker til en felles avtale. Tradisjonelt innebar dette ofte utskrift, sending med post, manuell signering, og deretter retur, noe som forlenget prosessen betydelig. Digitale signeringsløsninger er utviklet for å strømlinjeforme dette, og gjør det mulig for alle parter å signere raskt og effektivt, uavhengig av geografisk plassering. Det er likevel viktig å skille mellom ulike typer elektroniske signaturer og deres egnethet for ulike signeringsbehov som involverer flere personer.
Forretningsflyt og signering av dokumenter
Forretningsflyt tilbyr en effektiv løsning for elektronisk signering av dokumenter der kunden signerer i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC. Dette forenkler prosessen betydelig, da ingen app eller registrering er nødvendig for kunden. Etter signering blir dokumentet låst mot endring, og et signaturbevis med tidspunkt og vilkår lagres. Du får varsel når dokumentet er signert, og status ses på kundekortet med full historikk. Signert tilbud blir automatisk registrert som salg. Kontrakter opprettes med kunde, tittel og vedlegg (PDF, DOCX eller bilder) som lastes opp, og sendes via sikker lenke på SMS eller e-post.
Når enkel signatur for flere er tilstrekkelig – og når du bør vurdere mer
Forretningsflyt benytter enkel elektronisk signatur. Dette er normalt gyldig for de fleste kommersielle avtaler i Norge, basert på avtalefrihet og eIDAS-forordningen, og kan være tilstrekkelig når ett dokument skal signeres av én person som representerer flere, eller hvor det er separate dokumenter per person. Ved behov for flere signaturer på *samme* dokument eller spesifikke krav til signeringsrekkefølge, kan avanserte signeringsløsninger med BankID være nødvendige. Slike løsninger tilbyr sterkere identifikasjon. Forretningsflyt støtter ikke avansert signatur med BankID, flere signatarer på samme dokument, eller signeringsrekkefølge. Ved tvil om juridisk gyldighet for spesielle avtaletyper, anbefales det å søke juridisk råd.
Ofte stilte spørsmål
Kan Forretningsflyt håndtere signering av et dokument der flere personer må signere?
Forretningsflyt er designet for enkel elektronisk signatur for én signatar per dokument. Løsningen støtter ikke flere signatarer på samme dokument eller signeringsrekkefølge. Dokumenter sendes til kunden via sikker lenke.
Hva er forskjellen på signering med én person og flere personer i praksis?
Med én person sender du dokumentet for signatur til én mottaker. For flere personer på samme dokument trengs en løsning som kan håndtere flere signaturfelter, signaturrekkefølge og tilgangsstyring for hver signatar. Forretningsflyt fokuserer på den enkle en-til-en prosessen.
Må alle signatarer ha en app eller konto for å signere dokumenter via Forretningsflyt?
Nei, kunden signerer direkte i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC via en sikker lenke sendt på SMS eller e-post. Ingen appnedlastning eller registrering kreves for signering, noe som gjør prosessen svært brukervennlig.
Hva skjer etter at et dokument er sendt for signering til flere personer via Forretningsflyt?
Forretningsflyt sender dokumentet til den spesifiserte kunden for signatur. Dersom du har behov for at flere personer skal signere, må du vurdere om enkel signatur per dokument er tilstrekkelig for dine behov, da vår løsning kun håndterer én signatar per utsendt dokument.
Digital signering og elektronisk signatur