Kan flere personer signere samme dokument
Mange bedrifter har behov for å få flere signaturer på samme dokument, for eksempel ved avtaler mellom flere parter, styrevedtak eller samarbeidsavtaler. Elektronisk signatur forenkler ofte denne prosessen sammenlignet med tradisjonell papirhåndtering.
Når du velger en løsning for e-signatur, er det viktig å vurdere om systemet støtter dine spesifikke behov for flersignering. Forretningsflyt tilbyr en effektiv løsning for enkel elektronisk signatur, og det er viktig å forstå dens funksjonalitet.
Forstå behovet for flersignering
Behovet for at flere parter skal signere det samme dokumentet er vanlig i mange forretningsprosesser. Dette kan inkludere signaturer fra ulike representanter for samme selskap, eller fra uavhengige parter som inngår en felles avtale. Tradisjonelt har dette krevd manuell utskrift, signering, skanning og videresending, noe som er tidkrevende og feilutsatt. Elektroniske signaturløsninger har som mål å strømlinjeforme dette, men funksjonaliteten varierer. Det er viktig å avklare om løsningen tillater parallelle signaturforespørsler eller sekvensiell signering for å møte bedriftens krav.
E-signering i Forretningsflyt for dine avtaler
Med Forretningsflyt kan du sende tilbud og kontrakter til kundene dine via en sikker lenke på SMS eller e-post. Kunden signerer enkelt i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC, uten behov for app eller registrering. Kontrakter opprettes med kunden, tittel og vedlegg, som lastes opp som PDF, DOCX eller bilder. Etter signering låses dokumentet mot endring, og signaturbevis med tidspunkt og godkjente vilkår lagres. Du får varsel når dokumentet er signert, og status vises på kundekortet med full historikk. Signerte tilbud blir automatisk registrert som salg.
Hva bør du vurdere ved flersignering?
Forretningsflyt sin e-signeringsmodul er designet for enkel elektronisk signatur og er ideell for avtaler der én part (kunden) signerer et dokument sendt fra bedriften. Den støtter ikke funksjonalitet som flere signatarer på samme dokument, signeringsrekkefølge eller automatiske påminnelser. Hvis dine behov omfatter kompleks flersignering med flere uavhengige parter som alle må signere samme dokument, bør du vurdere løsninger som spesialiserer seg på dette, ofte med støtte for avansert eller kvalifisert elektronisk signatur som BankID. For vanlige kommersielle avtaler er Forretningsflyts enkle signatur likevel ofte tilstrekkelig.
Ofte stilte spørsmål
Støtter Forretningsflyt at flere personer signerer samme dokument?
Forretningsflyt leverer enkel elektronisk signatur hvor dokumentet sendes til én kunde for signering. Systemet er ikke utviklet for å håndtere flere signatarer på ett og samme dokument samtidig, eller i en bestemt rekkefølge.
Kan jeg sende et dokument til flere mottakere for separat signering?
Ja, du kan sende separate dokumenter til ulike mottakere. Hver mottaker vil da signere sitt eget eksemplar av dokumentet. Systemet støtter likevel ikke at de signerer samme enkeltstående dokument.
Er det mulig å bruke BankID for flersignering i Forretningsflyt?
Forretningsflyt benytter enkel elektronisk signatur via sikker lenke på SMS eller e-post. Systemet integrerer ikke med BankID eller tilsvarende løsninger for avansert eller kvalifisert elektronisk signatur.
Når bør jeg vurdere en løsning for flere signatarer?
Hvis du har hyppige behov for at flere uavhengige parter skal signere nøyaktig det samme dokumentet, eller krever spesifikke signeringsrekkefølger, bør du utforske spesialiserte løsninger som tilbyr denne funksjonaliteten, ofte med høyere sikkerhetsnivåer som BankID.
Digital signering og elektronisk signatur