Hvordan signere dokumenter elektronisk
Elektronisk signatur har blitt standarden for rask og effektiv avtaleinngåelse. Det eliminerer behovet for utskrift, signering, skanning og retur, noe som sparer både tid og ressurser for bedrifter av alle størrelser. Å signere dokumenter elektronisk handler om å formalisere en avtale digitalt på en juridisk gyldig måte.
Prosessen er enkel: dokumentet forberedes digitalt, sendes til signering, og motparten fullfører signeringen via en digital plattform. Dette muliggjør en sømløs arbeidsflyt, forbedrer kundeservice og gir en tydelig og sporbar historikk over alle avtaler.
Hvorfor velge elektronisk signatur?
Elektronisk signatur forenkler betydelig måten bedrifter håndterer avtaler og dokumenter på. Den gir en strømlinjeformet prosess som reduserer papirarbeid, fremskynder beslutninger og forbedrer effektiviteten. Det er også en mer miljøvennlig løsning, da den kutter ned på forbruk av papir og transport. I tillegg tilbyr elektronisk signatur en trygg metode for dokumenthåndtering, hvor avtaler låses etter signering og en detaljert historikk bevares. Dette gir transparens og sporbarhet, noe som er viktig for både interne prosesser og eksterne revisjoner.
Slik fungerer elektronisk signatur med Forretningsflyt
Med Forretningsflyt sender du tilbud og kontrakter direkte fra CRM-systemet. Dokumenter sendes til kunden via en sikker lenke på SMS eller e-post, og kunden kan signere umiddelbart i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC – uten behov for app eller registrering. Du oppretter enkelt kontrakter med relevant kundeinformasjon, tittel og vedlegg som PDF, DOCX eller bilder. Etter signering låses dokumentet for endring, og et signaturbevis med tidspunkt og aksepterte vilkår lagres. Du får varsel ved signering, og statusen oppdateres på kundekortet med full historikk. Et signert tilbud blir automatisk registrert som salg.
Vurderinger ved valg av elektronisk signeringsløsning
Når du skal velge en løsning for elektronisk signering, er det viktig å vurdere hvilken type signatur som passer ditt behov. Forretningsflyt tilbyr enkel elektronisk signatur, som er juridisk gyldig for de fleste kommersielle avtaler i Norge. Enkelte avtaletyper, som testamenter eller tinglysing av fast eiendom, har imidlertid formkrav som krever mer avanserte metoder. Trenger du BankID eller avansert/kvalifisert signatur i henhold til eIDAS-forordningen, bør du vurdere spesialiserte løsninger. Vær alltid bevisst på avtalefriheten og sjekk juridiske krav ved tvil, da elektronisk signatur er en funksjon som er underlagt gjeldende lovverk.
Ofte stilte spørsmål
Er elektronisk signatur gyldig i Norge?
Ja, elektronisk signatur er generelt gyldig for de fleste kommersielle avtaler i Norge, basert på avtalefrihet og eIDAS-forordningen. Forretningsflyt støtter enkel elektronisk signatur via SMS eller e-post.
Trenger kundene mine en app for å signere med Forretningsflyt?
Nei, kundene dine trenger ingen app eller registrering. De signerer direkte i nettleseren på mobilen, nettbrettet eller PC-en via den sikre lenken de mottar på SMS eller e-post.
Hvilke filtyper kan jeg laste opp for signering?
Du kan laste opp kontrakter med vedlegg i formatene PDF, DOCX eller vanlige bildefiler. Dette gir fleksibilitet for ulike typer dokumenter som krever signatur i Forretningsflyt.
Får jeg beskjed når et dokument er signert?
Ja, du mottar et varsel når et dokument er signert. Statusen på dokumentet og hele historikken oppdateres også automatisk på det aktuelle kundekortet i CRM-systemet.
Digital signering og elektronisk signatur