Hvordan automatisere signering av kontrakter
Automatisering av kontraktsignering er blitt en nødvendighet for mange bedrifter som ønsker å effektivisere sine salgs- og avtaleprosesser. Manuell håndtering av utskrift, signering, skanning og arkivering er tidkrevende og feilutsatt. Ved å ta i bruk digitale verktøy kan du strømlinjeforme hele flyten, fra utsendelse til lagring, og frigjøre verdifull tid for teamet ditt.
En automatisert signeringsprosess sikrer raskere avtaleinngåelse, forbedret kundeopplevelse og redusert administrasjon. Dette innebærer typisk at dokumenter sendes digitalt, signeres elektronisk av mottakeren og automatisk arkiveres, ofte med varsling når prosessen er fullført. Valg av riktig løsning avhenger av bedriftens spesifikke behov og hvilke krav avtalene stiller.
Hvorfor automatisere kontraktsignering?
Automatisering av kontraktsignering handler om å fjerne manuelle flaskehalser i avtaleprosessen. Tradisjonell papirbasert signering kan forsinke salg, kreve fysiske møter eller lang postgang, og føre til tapte muligheter. Ved å digitalisere denne delen av arbeidsflyten, kan bedrifter oppnå betydelige gevinster i form av tidsbesparelser, reduserte kostnader og en forbedret kundeopplevelse. Dette gir selgere mer tid til å fokusere på salg, mens kundene får en enkel og moderne signeringsprosess rett i nettleseren sin. Det bidrar også til bedre oversikt og sporbarhet over alle signerte avtaler.
Enkel elektronisk signering med Forretningsflyt
Forretningsflyt tilbyr en enkel og brukervennlig løsning for å automatisere signering av kontrakter og tilbud. Fra CRM-systemet kan du sende dokumenter til kunden via en sikker lenke på SMS eller e-post. Kunden signerer direkte i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC, uten behov for apper eller registrering. Kontrakter opprettes ved å legge til kunde, tittel og laste opp vedlegg som PDF, DOCX eller bilder. Etter signering låses dokumentet mot endring, og et signaturbevis med tidspunkt og godkjent vilkårstekst lagres. Du får varsel når dokumentet er signert, og statusen ses tydelig på kundekortet med full historikk. Signerte tilbud registreres også automatisk som salg. Et eget SMS-avsendernavn (inntil 11 tegn) kan godkjennes for profesjonell kommunikasjon.
Vurder riktig signeringsløsning for dine behov
Når du skal velge en løsning for å automatisere signering, er det viktig å vurdere hvilken type signatur som er nødvendig for dine avtaler. Forretningsflyt bruker enkel elektronisk signatur, som er juridisk gyldig for de fleste kommersielle avtaler i Norge, basert på prinsippet om avtalefrihet og eIDAS-forordningen. Dette er en effektiv løsning for mange standardavtaler og tilbud. Enkelte avtaletyper har imidlertid formkrav som krever sterkere autentisering, for eksempel BankID. I slike tilfeller kan det være nødvendig å vurdere en avansert eller kvalifisert elektronisk signatur. Vi anbefaler alltid å sjekke om dine spesifikke avtaletyper har særlige formkrav, da Forretningsflyt ikke støtter BankID eller tilsvarende løsninger for avansert signatur.
Ofte stilte spørsmål
Kan Forretningsflyt automatisere signering av alle typer avtaler?
Forretningsflyt automatiserer signering av tilbud og kontrakter med enkel elektronisk signatur, gyldig for de fleste kommersielle avtaler. For avtaler med særskilte formkrav, som krever BankID eller avansert signatur, bør andre løsninger vurderes.
Hvordan sendes kontrakter ut for signering fra Forretningsflyt?
Kontrakter sendes fra CRM-systemet via en sikker lenke på SMS eller e-post. Kunden mottar lenken og kan signere direkte i nettleseren sin, uten behov for app eller registrering.
Hva skjer etter at en kontrakt er signert i Forretningsflyt?
Etter signering låses dokumentet mot endring. Du får varsel, statusen oppdateres på kundekortet med full historikk, og signert tilbud registreres automatisk som salg. Signaturbevis lagres.
Må kundene laste ned en app for å signere med Forretningsflyt?
Nei, kundene trenger ikke å laste ned noen app eller registrere seg. De signerer enkelt og raskt direkte i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC etter å ha mottatt en sikker lenke.
Digital signering og elektronisk signatur