Flere signatarer på samme dokument
Når det gjelder digitale signaturer, dukker ofte spørsmålet om håndtering av flere signatarer på samme dokument opp. Dette handler om situasjoner der en avtale eller et dokument krever underskrift fra to eller flere parter for å bli gyldig, for eksempel aksjonæravtaler, leiekontrakter mellom flere parter, eller partnerskapsavtaler.
For Forretningsflyt, som tilbyr enkel elektronisk signatur, sendes tilbud og kontrakter til én mottaker om gangen. Det er viktig å forstå at enkel elektronisk signatur har visse begrensninger, spesielt når komplekse signeringsprosesser med mange involverte parter er nødvendig. Vi forklarer her hva dette innebærer.
Forstå behovet for flere signaturer på samme dokument
Behovet for flere signatarer på samme dokument oppstår i mange forretningssammenhenger. Det kan være snakk om avtaler mellom to bedrifter, der representanter fra begge sider må signere, eller interne dokumenter som krever godkjenning fra flere avdelingsledere. En slik funksjonalitet sikrer at alle relevante parter har godkjent innholdet, og er ofte viktig for juridisk gyldighet eller intern compliance. Systemer som støtter dette, kan ofte tilby funksjoner som definerte signeringsrekkefølger og oversikt over signaturstatus for hver enkelt signatar. Dette er viktig for å sikre en strømlinjeformet og kontrollerbar signeringsprosess for komplekse avtaler.
Hvordan håndtere dokumenter med Forretningsflyt
Med Forretningsflyt kan du sende tilbud og kontrakter til en kunde for signering via en sikker lenke på SMS eller e-post. Kunden signerer enkelt i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC, uten behov for app eller registrering. Du oppretter kontrakter med kunde, tittel og relevante vedlegg (PDF, DOCX eller bilder). Etter signering låses dokumentet mot endring, og et signaturbevis med tidspunkt og vilkårstekst lagres. Du får varsel når dokumentet er signert, og statusen er synlig på kundekortet med full historikk. Signerte tilbud blir automatisk registrert som salg i systemet. For avtaler som krever flere signatarer, må dette håndteres ved å sende dokumentet til hver enkelt signatar separat og samle inn signaturene utenfor systemet.
Vurderinger ved valg av signeringsløsning for flere parter
For Forretningsflyts E-signering er det viktig å merke seg at løsningen er designet for enkel elektronisk signatur fra én mottaker. Dersom ditt behov er å sende et dokument til flere signatarer som alle skal signere det samme dokumentet digitalt, og eventuelt i en spesifikk rekkefølge, bør du vurdere løsninger som er spesialtilpasset for dette. Forretningsflyt støtter ikke BankID, avansert eller kvalifisert signatur, eller funksjonalitet for flere signatarer på samme dokument internt i systemet. Enkel elektronisk signatur er imidlertid gyldig for de fleste kommersielle avtaler i Norge, men for komplekse avtaler med flere parter, eller der det stilles høyere krav til signaturnivå (f.eks. BankID), kan det være hensiktsmessig å undersøke andre løsninger. Sjekk alltid juridiske krav for dine spesifikke avtaler.
Ofte stilte spørsmål
Støtter Forretningsflyt flere signatarer på samme dokument?
Nei, Forretningsflyt tilbyr enkel elektronisk signatur til én mottaker. Dokumenter med flere signatarer må håndteres manuelt utenfor systemet.
Kan jeg sende et dokument til flere personer med Forretningsflyt?
Du kan sende dokumenter til individuelle kunder for signering. For å få flere signatarer på samme avtale må du innhente disse signaturene separat.
Hva er forskjellen på enkel signatur og BankID for flere signatarer?
Enkel signatur er rask og app-fri for én signatar. BankID er en avansert signatur som kan støtte flere signatarer og er juridisk bindende med høyere sikkerhet.
Hva bør jeg gjøre hvis jeg trenger flere signaturer på en kontrakt?
Hvis du har behov for flere digitale signaturer på samme dokument, bør du vurdere en løsning som er spesifikt utviklet for dette, gjerne med avansert signatur som BankID.
Digital signering og elektronisk signatur