Elektronisk signeringssystem
Et elektronisk signeringssystem gjør det enklere, raskere og sikrere å få signert viktige dokumenter. Det eliminerer behovet for utskrift, signering for hånd og skanning, noe som sparer tid og ressurser for bedrifter av alle størrelser. Digital signering bidrar til en mer strømlinjeformet og profesjonell avtaleinngåelse.
Med et moderne elektronisk signeringssystem kan du sende og motta signerte dokumenter digitalt, ofte med umiddelbar varsling når avtalen er godkjent. Dette forbedrer kundens opplevelse og akselererer salgsprosessen, samtidig som det sikrer at alle parter har en juridisk gyldig kopi av den signerte avtalen.
Hvorfor velge et elektronisk signeringssystem?
Et elektronisk signeringssystem moderniserer forretningsprosesser ved å digitalisere en tradisjonelt tidkrevende oppgave. Behovet for raskere og mer effektive avtaleinngåelser driver adopsjonen av slike systemer. Det bidrar til å redusere administrativt arbeid, minimerer risikoen for feil og forbedrer sporbarheten av dokumenter. Videre sikrer det at signerte avtaler er lett tilgjengelige og arkiverte, noe som forenkler fremtidig oppslag og revisjon. Dette er spesielt viktig i en tid hvor mange bedrifter opererer med fjernarbeid og digitale løsninger.
Forretningsflyt: Effektiv e-signering for dine avtaler
Med Forretningsflyts elektroniske signeringssystem kan du enkelt sende tilbud og kontrakter direkte fra CRM-et til dine kunder. Dokumentene sendes via en sikker lenke på SMS eller e-post, og kunden kan signere i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC uten behov for app eller registrering. Du oppretter enkelt kontrakter med kunde, tittel og vedlegg som PDF, DOCX eller bilder. Etter signering låses dokumentet mot endring, og du mottar et varsel. Signaturbevis med tidspunkt og vilkårstekst lagres, og signerte tilbud registreres automatisk som salg. Status og historikk er alltid tilgjengelig på kundekortet.
Vurdering av elektroniske signeringssystemer: Enkel versus avansert signatur
Når du vurderer et elektronisk signeringssystem, er det viktig å forstå forskjellen mellom enkel og avansert/kvalifisert elektronisk signatur. Forretningsflyt benytter enkel elektronisk signatur via SMS/e-post, som er tilstrekkelig for de fleste kommersielle avtaler i Norge under avtalefriheten og eIDAS-forordningen. Enkelte avtaletyper har imidlertid formkrav, som tinglysing eller testamenter, hvor en BankID-løsning eller tilsvarende kan være nødvendig for å møte strengere identifikasjonskrav. For slike tilfeller bør du vurdere en løsning som tilbyr avansert eller kvalifisert signatur. Sjekk alltid juridiske krav for dine spesifikke dokumenter ved tvil.
Ofte stilte spørsmål
Hva er et elektronisk signeringssystem?
Et system som muliggjør digital signering av dokumenter. I Forretningsflyt sendes dokumenter via sikker lenke på SMS/e-post, og kunden signerer enkelt i nettleseren uten app.
Er e-signatur lovlig gyldig i Norge?
Ja, enkel elektronisk signatur er generelt lovlig gyldig for de fleste kommersielle avtaler i Norge, basert på avtalefrihet og eIDAS-forordningen. Sjekk ved tvil for spesifikke dokumenttyper.
Hvilke dokumenttyper kan signeres med Forretningsflyt?
Du kan signere tilbud, kontrakter og andre dokumenter som PDF, DOCX eller bilder. Etter signering låses dokumentet for endring, og signaturbevis lagres med tidspunkt.
Må kunden ha en spesiell app for å signere?
Nei, med Forretningsflyt trengs ingen app eller registrering. Kunden signerer direkte i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC via en sikker lenke sendt på SMS eller e-post.
Digital signering og elektronisk signatur