Elektronisk kontraktshåndtering
Elektronisk kontraktshåndtering handler om å digitalisere hele prosessen rundt avtaler – fra opprettelse og forhandling til signering, lagring og arkivering. Målet er å spare tid, redusere papirarbeid, minimere feil og forbedre oversikten. Dette er spesielt viktig i en moderne forretningsverden hvor effektivitet og tilgjengelighet er avgjørende for å holde tritt med konkurransen.
Ved å ta i bruk digitale verktøy for kontrakthåndtering, sikrer bedrifter en smidigere flyt i salgsprosesser og kundeforhold. Det frigjør ressurser som ellers ville blitt brukt på manuelt arbeid, og gir deg mer tid til å fokusere på verdiskapende aktiviteter. Forretningsflyt tilbyr en slik løsning integrert direkte i ditt CRM-system.
Fordelene med elektronisk kontraktshåndtering
Manuell håndtering av kontrakter er tidkrevende og feilutsatt. Papirkontrakter krever utskrift, sending via post eller bud, manuell signering, skanning og arkivering, noe som kan forsinke salgsprosesser og forretningstransaksjoner betraktelig. Elektronisk kontraktshåndtering løser disse utfordringene ved å automatisere og digitalisere prosessen. Dette fører til raskere avtaleinngåelse, forbedret nøyaktighet og bedre oversikt over alle inngåtte avtaler. Det bidrar også til et mer miljøvennlig kontor ved å redusere behovet for papir og blekk. En digital tilnærming sikrer også at alle relevante dokumenter er lett tilgjengelige.
Slik fungerer elektronisk kontraktshåndtering i Forretningsflyt
Forretningsflyt forenkler din elektroniske kontraktshåndtering ved å integrere e-signering direkte i CRM-systemet. Tilbud og kontrakter opprettes enkelt med kundeinformasjon og relevante vedlegg som PDF, DOCX eller bilder. Deretter sendes dokumentet til kunden via en sikker lenke på SMS eller e-post, som kunden kan signere i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC – helt uten app eller registrering. Du får varsel når dokumentet er signert, og status ses på kundekortet med full historikk. Signert tilbud blir automatisk registrert som salg, og dokumentet låses mot endring, med signaturbevis lagret med tidspunkt og vilkår.
Vurderinger ved valg av løsning
Når du velger en løsning for elektronisk kontraktshåndtering, er det viktig å vurdere hvilken type signatur du trenger. Forretningsflyt tilbyr enkel elektronisk signatur, som normalt er gyldig for de fleste kommersielle avtaler i Norge i henhold til avtalefriheten og eIDAS-forordningen. Enkelte avtaletyper, som testamenter eller tinglysing av eiendom, har formkrav som krever mer avanserte løsninger, eksempelvis med BankID. Hvis du er usikker på hvilken signaturtype som er nødvendig for dine spesifikke avtaler, anbefales det å søke juridisk rådgivning. For priser og mer detaljert informasjon, henviser vi til vår prisside.
Ofte stilte spørsmål
Hva er elektronisk kontraktshåndtering?
Dette er en digital tilnærming til hele livssyklusen for kontrakter, fra opprettelse og signering til lagring og arkivering. Målet er å forbedre effektivitet og redusere manuelt arbeid i bedriftens avtaleprosesser.
Hvilke typer dokumenter kan jeg signere elektronisk med Forretningsflyt?
Med Forretningsflyt kan du opprette og sende tilbud og kontrakter som inneholder vedlegg i formatene PDF, DOCX eller bilder for enkel elektronisk signering av dine kunder.
Er elektroniske signaturer gyldige?
Ja, enkel elektronisk signatur er normalt gyldig for de fleste kommersielle avtaler i Norge, basert på avtalefriheten og eIDAS-forordningen. For spesifikke avtaletyper med strenge formkrav, bør man sjekke behovet for en BankID-løsning.
Kan jeg spore status på sendte kontrakter i Forretningsflyt?
Absolutt. Du får varsel når en kontrakt er signert, og full historikk og status på alle sendte og signerte dokumenter er tilgjengelig direkte på det aktuelle kundekortet i CRM-systemet.
Digital signering og elektronisk signatur