Digitalt signeringssystem
Et digitalt signeringssystem er en moderne løsning for å håndtere signering av avtaler, tilbud og kontrakter elektronisk. Det erstatter tidkrevende prosesser med utskrift, signering for hånd og skanning, og tilbyr en raskere, sikrere og mer effektiv arbeidsflyt for bedrifter. Dette systemet bidrar til å redusere papirforbruk og administrative byrder.
Ved å implementere et digitalt signeringssystem kan du strømlinjeforme salgsprosesser og avtaleinngåelser. Det sikrer at viktige dokumenter signeres raskt, uavhengig av partenes geografiske plassering, noe som forbedrer både kundetilfredshet og intern effektivitet. Valget av system avhenger av dine spesifikke behov for sikkerhet og funksjonalitet.
Hva er et digitalt signeringssystem og hvorfor trenger du det?
Et digitalt signeringssystem lar bedrifter sende og motta signerte dokumenter elektronisk, uten behov for fysisk papir. Dette inkluderer alt fra salgstilbud og kontrakter til interne avtaler. Hovedgevinstene er økt effektivitet, reduserte kostnader forbundet med utskrift og porto, samt en mer profesjonell og moderne fremtoning. Systemet bidrar også til bedre sporbarhet, da alle signeringer typisk loggføres med dato og tidspunkt. Det gir en raskere avtaleinngåelse og en forbedret kundeopplevelse ved å fjerne friksjon i prosessen.
Digital signering med Forretningsflyt: Enkel og effektiv
Forretningsflyts digitale signeringssystem gir en sømløs prosess for å få signert tilbud og kontrakter. Fra CRM-systemet sendes dokumenter til kunden via en sikker lenke på SMS eller e-post. Kunden signerer enkelt i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC, uten behov for app eller registrering. Du kan laste opp PDF, DOCX eller bilder som vedlegg til kontrakten. Etter signering låses dokumentet mot endring, og et signaturbevis lagres med tidspunkt og vilkår. Du får varsel når dokumentet er signert, og status vises på kundekortet med full historikk. Signerte tilbud blir automatisk registrert som salg.
Velge riktig digitalt signeringssystem for din bedrift
Når du velger et digitalt signeringssystem, er det viktig å vurdere dine behov for sikkerhet og brukervennlighet. Forretningsflyt tilbyr enkel elektronisk signatur via SMS/e-post, som er gyldig for de fleste kommersielle avtaler i Norge. Hvis du har behov for høyere sikkerhetsnivåer, som for eksempel BankID-basert signatur (avansert eller kvalifisert elektronisk signatur), bør du utforske løsninger som tilbyr dette. Enkelte avtaletyper har også spesifikke formkrav (f.eks. tinglysing eller testamenter), og da bør du alltid undersøke om valgt løsning oppfyller disse. Sjekk prissiden for konkrete detaljer om kostnader.
Ofte stilte spørsmål
Hva er fordelene med et digitalt signeringssystem?
Det sparer tid, reduserer papirforbruk, og gjør signeringer mer effektive. Du kan sende og motta signerte dokumenter raskt, forbedre kundeopplevelsen og holde full oversikt over avtaleinngåelser digitalt.
Hvilke typer dokumenter kan signeres digitalt i Forretningsflyt?
Med Forretningsflyt kan du sende tilbud og kontrakter for enkel elektronisk signatur. Du kan laste opp dokumenter i formatene PDF, DOCX og bilder som vedlegg til kontrakten som skal signeres.
Er digital signatur juridisk bindende i Norge?
Ja, enkel elektronisk signatur er normalt gyldig for de fleste kommersielle avtaler i Norge, basert på avtalefrihet og eIDAS-forordningen. Ved tvil om spesifikke avtaletyper med formkrav, bør juridisk råd innhentes.
Trenger kunden en spesiell app for å signere digitalt med Forretningsflyt?
Nei, kunden trenger ingen spesiell app eller registrering. De mottar en sikker lenke via SMS eller e-post og signerer direkte i nettleseren på sin mobil, nettbrett eller PC.
Digital signering og elektronisk signatur