Digital signeringsprosess
En digital signeringsprosess handler om å erstatte tradisjonell signering med penn og papir med en elektronisk metode. Dette moderniserer avtaleinngåelsen, reduserer tidsbruk og papirforbruk, samtidig som det øker effektiviteten og sporbarheten i salgs- og administrasjonsarbeidet. Det muliggjør raske avklaringer og formelle bekreftelser, uavhengig av geografisk plassering.
For bedrifter betyr en velfungerende digital signeringsprosess at tilbud og kontrakter kan sendes ut og signeres raskt. Dette er avgjørende for å opprettholde fremdrift i salgsprosesser og sikre at avtaler formaliseres uten forsinkelser. Det gir også en sømløs kundeopplevelse, da kunden kan signere umiddelbart fra sin foretrukne enhet.
Fordeler med en digital signeringsprosess
En digital signeringsprosess transformerer måten bedrifter håndterer avtaler på. Den fjerner behovet for utskrift, signering for hånd og skanning, noe som sparer betydelig tid og ressurser. Fleksibiliteten ved å kunne signere hvor som helst og når som helst via en nettleser, uten behov for spesielle apper, bidrar til raskere avtaleinngåelse. Dette forbedrer ikke bare effektiviteten i interne prosesser, men også kundeopplevelsen, da kundene kan agere raskt. Sporbarhet og automatiske varsler gir full oversikt over statusen for hver avtale, og reduserer risikoen for tapte dokumenter eller forsinkelser i salgsforløpet.
Forretningsflyt: Din digitale signeringsprosess i CRM-systemet
I Forretningsflyt er den digitale signeringsprosessen integrert direkte i CRM-systemet for å effektivisere avtalehåndteringen. Tilbud og kontrakter sendes til kunden via en sikker lenke på SMS eller e-post. Kunden kan deretter signere direkte i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC, uten å måtte laste ned en app eller registrere seg. Etter signering låses dokumentet mot endring, og et signaturbevis med tidspunkt og vilkårstekst lagres automatisk. Du får umiddelbart varsel når dokumentet er signert, og statusen oppdateres på kundekortet med full historikk. Signerte tilbud registreres automatisk som salg, og man kan tilpasse SMS-avsendernavn (inntil 11 tegn).
Valg av digital signeringsløsning: Enkel eller avansert?
Når du vurderer en digital signeringsprosess, er det viktig å skille mellom ulike signaturtyper. Forretningsflyt tilbyr enkel elektronisk signatur, som er tilstrekkelig for de fleste kommersielle avtaler i Norge, basert på avtalefrihet og eIDAS-forordningen. Enkel elektronisk signatur er praktisk for standard kontrakter, tilbud og serviceavtaler. Hvis du imidlertid har behov for avanserte signeringsløsninger som BankID, eIDAS-sertifisering eller kvalifisert signatur, som kreves for dokumenter med strenge formkrav (f.eks. ved tinglysing eller stiftelse av enkelte selskaper), bør du vurdere spesialiserte løsninger. Sjekk alltid juridiske krav for dine spesifikke avtaletyper ved tvil.
Ofte stilte spørsmål
Hva er en digital signeringsprosess?
Det er en metode for å signere dokumenter elektronisk, som erstatter fysisk papir og penn. I Forretningsflyt sendes dokumentet via SMS/e-post, og kunden signerer i nettleseren sin, noe som effektiviserer avtaleinngåelsen og reduserer administrasjonstiden.
Hvilke dokumenter kan jeg signere digitalt med Forretningsflyt?
Med Forretningsflyt kan du sende tilbud og kontrakter for digital signering. Dokumenter kan lastes opp som PDF, DOCX eller bilder. Etter signering blir dokumentet låst mot endring, og et signaturbevis lagres med tidspunkt og aksepterte vilkår.
Trenger kunden en spesiell app for å signere digitalt?
Nei, kunden trenger ingen app eller registrering. Forretningsflyt sender en sikker lenke via SMS eller e-post. Kunden åpner lenken i nettleseren på sin mobil, nettbrett eller PC og kan signere derfra. Dette sikrer en sømløs og brukervennlig prosess.
Er Forretningsflyts digitale signeringsprosess juridisk gyldig?
Ja, Forretningsflyt benytter enkel elektronisk signatur, som normalt er gyldig for de fleste kommersielle avtaler i Norge. Dette er i tråd med avtalefriheten og eIDAS-forordningen. Ved avtaler med strenge formkrav, som tinglysing, bør man imidlertid vurdere en BankID-løsning.
Digital signering og elektronisk signatur