Digital signering og dokumentlagring
Digital signering og effektiv dokumentlagring er blitt avgjørende for moderne virksomheter. Det handler ikke bare om å redusere papirbruk, men også om å strømlinjeforme prosesser, spare tid og sikre at avtaler behandles raskt og sikkert. Denne teknologien gjør det mulig å håndtere tilbud, kontrakter og andre viktige dokumenter uten fysisk møte eller utskrifter.
En god løsning for digital signering integreres sømløst med din eksisterende arbeidsflyt, og sikrer at signerte dokumenter blir lagret på en oversiktlig måte. Dette forbedrer kundelojaliteten gjennom en smidig signeringsprosess, samtidig som det gir deg full kontroll og historikk over alle signerte avtaler direkte fra ditt CRM-system.
Fordelene med digital signering i forretningsdriften
Digital signering transformerer måten bedrifter behandler avtaler på, fra tilbud til ferdige kontrakter. Den eliminerer behovet for fysiske møter, utskrift og postgang, noe som sparer både tid og ressurser. Med en digital løsning kan du sende dokumenter for signering umiddelbart, uavhengig av hvor kundene dine befinner seg. Dette forbedrer responstiden og akselererer salgsprosesser. En effektiv implementering av digital signering betyr også at du får bedre oversikt og reduserer risikoen for feil, da alle trinn i signeringsprosessen blir digitalt sporet og dokumentert, og automatisk lagret.
Digital signering og sikker dokumentlagring med Forretningsflyt
Med Forretningsflyt kan du sende tilbud og kontrakter digitalt direkte fra CRM-systemet. Dokumentene sendes til kunden via en sikker lenke på SMS eller e-post, og kunden signerer enkelt i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC – uten behov for app eller registrering. Kontrakter opprettes raskt med kundeinformasjon og vedlegg (PDF, DOCX eller bilder). Etter signering låses dokumentet mot endring, og et signaturbevis med tidspunkt og vilkårstekst lagres automatisk. Du får varsel når dokumentet er signert, status vises på kundekortet med full historikk, og signerte tilbud registreres som salg. Et eget SMS-avsendernavn kan også godkjennes for profesjonell kommunikasjon.
Viktige aspekter ved valg av digital signeringsløsning
Når du vurderer en løsning for digital signering, er det viktig å forstå hvilken type signatur den tilbyr. Forretningsflyt benytter enkel elektronisk signatur, som er juridisk gyldig for de fleste kommersielle avtaler i Norge, basert på avtalefriheten og eIDAS-forordningen. For dokumenter med strenge formkrav, som for eksempel tinglysing eller testamenter, er det lurt å sjekke om enkel elektronisk signatur er tilstrekkelig, eller om en løsning med avansert signatur som BankID er nødvendig. Vi anbefaler alltid å konsultere juridisk rådgiver ved tvil. For prisinformasjon, se vår prisside for detaljer om de ulike pakkene vi tilbyr.
Ofte stilte spørsmål
Hva menes med digital signering?
Digital signering betyr å godkjenne et dokument elektronisk. Med Forretningsflyt sendes en sikker lenke via SMS/e-post, og kunden signerer direkte i nettleseren på enheten sin.
Er digital signering med Forretningsflyt juridisk bindende?
Ja, Forretningsflyt bruker enkel elektronisk signatur, som er gyldig for de fleste kommersielle avtaler i Norge. Ved tvil om spesifikke avtaler med formkrav, bør juridisk rådgivning innhentes.
Hvordan lagres signerte dokumenter?
Etter signering låses dokumentet mot endring, og et signaturbevis med tidspunkt og godkjente vilkår lagres trygt. All historikk er tilgjengelig direkte på kundekortet i Forretningsflyt.
Trenger kunden en egen app for å signere digitalt?
Nei, kunden trenger ingen app eller registrering. Signering foregår direkte i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC, noe som gjør prosessen enkel og tilgjengelig for alle.
Digital signering og elektronisk signatur