Digital signering av styredokumenter
Digital signering av styredokumenter handler om å effektivisere administrative prosesser i styrerommet. Ved å erstatte manuell signatur med digitale løsninger, kan bedrifter spare tid og ressurser, samtidig som dokumenthåndteringen blir mer strukturert og sporbar.
For mange styredokumenter er enkel elektronisk signatur en fullt tilstrekkelig løsning. Dette inkluderer ofte protokoller, referater, og diverse avtaler som ikke krever spesifikke formkrav. Det handler om å velge en løsning som er både praktisk, sikker og i tråd med gjeldende lovverk.
Hva innebærer digital signering av styredokumenter?
Digital signering av styredokumenter omfatter prosessen der styremedlemmer godkjenner og signerer offisielle papirer elektronisk, fremfor å skrive ut, signere for hånd og skanne inn. Dette kan gjelde alt fra møteprotokoller og årsrapporter til ansettelsesavtaler og strategiske beslutninger. Målet er å skape en mer sømløs og effektiv arbeidsflyt, redusere papirforbruk og minimere forsinkelser knyttet til fysisk tilstedeværelse. Det er viktig å vurdere hvilken type signatur som er passende for de ulike dokumenttypene, da ikke alle digitale signaturer er like forpliktende.
Forretningsflyt og enkel elektronisk signatur
Forretningsflyt tilbyr en modul for enkel elektronisk signatur som kan brukes til mange kommersielle avtaler, inkludert interne dokumenter. Med denne løsningen sendes kontrakter direkte fra CRM-systemet til kunden via en sikker lenke på SMS eller e-post. Kunden signerer deretter enkelt i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC, uten behov for app eller registrering. Etter signering låses dokumentet mot endring, og et signaturbevis med tidspunkt og vilkårstekst lagres. Du får varsel når dokumentet er signert, og statusen er synlig på kundekortet med full historikk.
Når kreves mer enn enkel elektronisk signatur?
Mens enkel elektronisk signatur fra Forretningsflyt er gyldig for mange kommersielle avtaler, er det viktig å forstå begrensningene. Forretningsflyt støtter ikke BankID, avansert eller kvalifisert signatur, eller eIDAS-sertifisering. I tilfeller der strenge formkrav stilles, for eksempel ved tinglysing, testamenter, stiftelsesdokumenter for aksjeselskap, eller i avtaler med banker/det offentlige, bør man vurdere en løsning som tilbyr BankID eller tilsvarende avansert elektronisk signatur. Det anbefales alltid å sjekke juridiske krav ved tvil om hvilken signaturtype som er nødvendig for spesifikke styredokumenter. For mer informasjon om priser, se vår prisside.
Ofte stilte spørsmål
Er enkel elektronisk signatur lovlig for styredokumenter?
Ja, enkel elektronisk signatur er normalt gyldig for de fleste kommersielle avtaler i Norge, inkludert mange styredokumenter, basert på avtalefrihet og eIDAS-forordningen. Sjekk alltid spesifikke formkrav ved tvil.
Kan vi bruke Forretningsflyt for digital signering av styredokumenter?
Forretningsflyt tilbyr enkel elektronisk signatur som kan brukes for en rekke dokumenter. Tilbud og kontrakter sendes via SMS/e-post, og signeres i nettleseren uten app. Dette passer for dokumenter uten krav til avansert signatur.
Hva skjer etter at et styredokument er signert digitalt i Forretningsflyt?
Etter signering låses dokumentet for endring, og et signaturbevis med tidspunkt og godkjent vilkårstekst lagres. Du får varsel, og statusen ses på kundekortet med full historikk, som gir god oversikt over prosessen.
Trenger styremedlemmene en app for å signere dokumenter?
Nei, med Forretningsflyt signerer styremedlemmene direkte i nettleseren på sin mobil, nettbrett eller PC. Det er ikke nødvendig å laste ned en app eller registrere seg for å gjennomføre signeringen.
Digital signering og elektronisk signatur