Digital signering av dokumenter
Digital signering av dokumenter har blitt en standard for moderne virksomheter som ønsker å effektivisere avtaleprosesser. Det handler om å erstatte tradisjonelle signaturer på papir med en elektronisk løsning, som sparer tid, ressurser og reduserer feil. Dette gir en smidigere opplevelse for både bedriften og kunden, uavhengig av geografisk plassering.
En effektiv digital signeringsløsning gjør det mulig å håndtere tilbud, kontrakter og andre viktige dokumenter fullt ut elektronisk. Fra utsendelse til signering og arkivering, bidrar dette til en mer strømlinjeformet arbeidsflyt. Forretningsflyt tilbyr en enkel og brukervennlig måte å få dokumenter digitalt signert, direkte fra ditt CRM-system.
Hva er digital signering av dokumenter?
Digital signering av dokumenter refererer til prosessen med å signere et elektronisk dokument på en måte som bekrefter avsenderens identitet og sikrer dokumentets integritet. Det finnes ulike nivåer av digital signatur, fra enkel elektronisk signatur til avanserte og kvalifiserte signaturer som krever strengere identitetsverifisering, som for eksempel med BankID. Hovedmålet er alltid å fasilitere en juridisk bindende avtale uten behov for fysisk papir. Valg av signeringsmetode avhenger av dokumentets karakter og de juridiske kravene knyttet til det. For de fleste kommersielle avtaler i Norge er avtalefrihet gjeldende, noe som ofte gjør enkel elektronisk signatur til et tilstrekkelig og praktisk alternativ.
Digital signering med Forretningsflyt CRM
I Forretningsflyt sendes tilbud og kontrakter direkte fra CRM-systemet til kunden via en sikker lenke på SMS eller e-post. Kunden signerer deretter enkelt i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC – helt uten behov for app eller registrering. Du oppretter enkelt kontrakter med kunde, tittel og relevante vedlegg i form av PDF, DOCX eller bilder. Etter signering blir dokumentet låst mot endring, og et signaturbevis med tidspunkt og den godkjente vilkårsteksten lagres. Du får varsel når dokumentet er signert, og status vises på kundekortet med full historikk. Signerte tilbud blir automatisk registrert som salg i systemet.
Viktige vurderinger ved valg av signeringsløsning
Når du skal velge løsning for digital signering, er det viktig å vurdere hvilken type signatur som er nødvendig for dine dokumenter. Forretningsflyt tilbyr enkel elektronisk signatur via SMS/e-post, som er tilstrekkelig for mange kommersielle avtaler, jf. avtalefriheten og eIDAS-forordningen. Enkelte avtaletyper kan imidlertid ha formkrav (f.eks. tinglysing eller testamenter) der en BankID- eller en mer avansert løsning kan være påkrevd. Sjekk alltid gjeldende krav ved tvil. Hvis du trenger avansert eller kvalifisert signatur, som BankID, flere signatarer på samme dokument eller automatisk signeringsrekkefølge, bør du vurdere en spesialisert løsning for dette. For priser på Forretningsflyts E-signering, se prissiden.
Ofte stilte spørsmål
Hva er digital signering av dokumenter?
Digital signering betyr å signere elektroniske dokumenter digitalt, som erstatning for papir og penn. Dette inkluderer alt fra enkel elektronisk signatur via lenke til avanserte løsninger med BankID.
Hvordan signer kunden dokumenter fra Forretningsflyt?
Kunden mottar en sikker lenke via SMS eller e-post, og kan signere direkte i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC. Det kreves ingen app eller registrering.
Er digital signering juridisk gyldig?
Ja, enkel elektronisk signatur er normalt gyldig for de fleste kommersielle avtaler i Norge, basert på avtalefrihet og eIDAS-forordningen. Forretningsflyt tilbyr dette nivået av signatur.
Hva skjer etter at et dokument er signert digitalt?
Etter signering låses dokumentet mot endring, og et signaturbevis med tidspunkt og godkjent vilkårstekst lagres. Du får varsel, og status vises i CRM-systemet. Signert tilbud blir automatisk salg.
Digital signering og elektronisk signatur