Automatisk utsending til signering
Mange bedrifter leter etter løsninger for automatisk utsending av dokumenter til signering, for å spare tid og forbedre effektiviteten i salgs- og avtaleprosesser. Dette handler om å strømlinjeforme den manuelle jobben med å sende ut tilbud og kontrakter, vente på signaturer og deretter registrere dem.
En systematisert tilnærming til utsending og signering kan redusere feil og forkorte salgssykluser betydelig. Det er viktig å velge en løsning som er enkel i bruk for både avsender og mottaker, samtidig som den sikrer gyldighet og sporbarhet for avtalene som inngås.
Hvorfor er automatisk utsending til signering viktig?
Manuell håndtering av tilbud og kontrakter er tidkrevende og feilutsatt. Hver gang et dokument skal sendes ut, signeres og deretter arkiveres, kreves det ressurser som kunne vært brukt på mer verdiskapende oppgaver. Automatisk utsending til signering løser dette ved å digitalisere hele flyten. Dette frigjør ansatte fra administrative oppgaver, akselererer prosessen fra tilbud til avtale, og gir bedre oversikt over alle utestående og signerte dokumenter. Det bidrar til en mer profesjonell kundehåndtering og en smidigere forretningsdrift samlet sett.
Hvordan Forretningsflyt forenkler utsending til signering
Med Forretningsflyt kan du enkelt sende tilbud og kontrakter for elektronisk signering direkte fra CRM-systemet. Dokumentene sendes til kunden via en sikker lenke på SMS eller e-post, og kunden signerer deretter direkte i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC – uten behov for app eller registrering. Når dokumentet er signert, låses det mot endring, og et signaturbevis med tidspunkt og vilkårstekst lagres. Du får varsel om signering, og status oppdateres på kundekortet med full historikk. Et signert tilbud registreres automatisk som salg, og du kan til og med bruke et eget SMS-avsendernavn.
Viktige vurderinger og begrensninger ved elektronisk signatur
Forretningsflyt tilbyr enkel elektronisk signatur, som er gyldig for de fleste kommersielle avtaler i Norge. Dette er ideelt for standard avtaler og tilbud. Det er viktig å merke seg at Forretningsflyt ikke støtter avanserte signaturtyper som BankID eller eIDAS-sertifisering, flere signatarer på samme dokument, eller automatiske signeringspåminnelser. For avtaler med strenge formkrav, som for eksempel tinglysing eller testamenter, eller hvis du trenger den høyeste grad av sikkerhet og identitetsverifisering, bør du vurdere en løsning som tilbyr BankID eller tilsvarende avansert elektronisk signatur.
Ofte stilte spørsmål
Hva menes med automatisk utsending til signering?
Dette refererer til systemer som sender ut dokumenter (tilbud, kontrakter) til mottakere for digital signatur, ofte direkte fra et CRM-system, og automatiserer oppfølging av signaturprosessen.
Hvilke dokumenter kan jeg sende automatisk for signering med Forretningsflyt?
Du kan sende tilbud og kontrakter. Disse kan opprettes med kunde, tittel og vedlegg i formatene PDF, DOCX eller bilder, direkte fra CRM-systemet for signering.
Må kunden laste ned en app for å signere via Forretningsflyt?
Nei, kunden trenger ingen app eller registrering. De signerer enkelt i nettleseren sin på mobil, nettbrett eller PC via en sikker lenke sendt på SMS eller e-post.
Får jeg beskjed når dokumentet er signert?
Ja, du mottar et varsel når dokumentet er signert. Statusen oppdateres også automatisk på kundekortet i Forretningsflyt, med full historikk over prosessen.
Digital signering og elektronisk signatur