Automatisk påminnelse om signering
Automatiske påminnelser om signering kan være et nyttig verktøy for å sikre at dokumenter blir signert raskt og effektivt. Mange bedrifter ønsker å strømlinjeforme prosessen med å få tilbud og kontrakter godkjent, og påminnelsesfunksjoner kan bidra til å redusere manuelt oppfølgingsarbeid.
Forretningsflyt tilbyr en enkel e-signaturløsning som lar deg sende ut tilbud og kontrakter for signering via SMS eller e-post. Mens systemet gir deg full oversikt over signeringsstatusen, tilbyr det ikke funksjonalitet for automatiske påminnelser om signering per i dag. Du kan enkelt følge opp manuelt og se status på kundekortet.
Hva er automatiske påminnelser om signering og hvorfor er det nyttig?
Automatiske påminnelser om signering er en funksjon i digitale signeringsløsninger som sender ut varsler til mottakeren dersom et dokument ikke er signert innen en bestemt tidsramme. Dette kan for eksempel være en e-post eller SMS som minner kunden om å signere avtalen. Hensikten er å fremskynde signeringsprosessen, redusere behovet for manuell oppfølging fra avsender, og forbedre konverteringsraten for tilbud og kontrakter. Det sparer tid og ressurser, og bidrar til en mer effektiv arbeidsflyt for salg og administrasjon i mange bedrifter.
E-signering med Forretningsflyt – slik fungerer det
Med Forretningsflyt kan du enkelt administrere og sende ut dokumenter for elektronisk signering. Tilbud og kontrakter sendes fra CRM-et til kunden via en sikker lenke på SMS eller e-post. Kunden signerer direkte i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC, uten behov for app eller registrering. Du kan opprette kontrakter med kunde, tittel og laste opp vedlegg som PDF, DOCX eller bilder. Etter signering låses dokumentet mot endring, og signaturbevis lagres med tidspunkt og vilkårsteksten kunden godtok. Du får varsel når dokumentet er signert, og status vises på kundekortet med full historikk. Signert tilbud blir automatisk registrert som salg.
Valg av e-signeringsløsning: Enkel signatur vs. avanserte krav
Når du velger en e-signeringsløsning, er det viktig å vurdere dine spesifikke behov. Forretningsflyt benytter enkel elektronisk signatur via SMS/e-post, som er tilstrekkelig for de fleste kommersielle avtaler i Norge, basert på avtalefrihet og eIDAS-forordningen. Enkelte avtaletyper kan imidlertid ha formkrav, som tinglysing eller testamenter. For disse, eller for tilfeller hvor det kreves høyere sikkerhet og identifikasjonsgrad, som for eksempel avansert eller kvalifisert signatur (f.eks. med BankID), bør du vurdere spesialiserte løsninger. Forretningsflyt støtter ikke BankID eller eIDAS-sertifisering for avanserte signaturer. Sjekk alltid juridiske krav ved tvil.
Ofte stilte spørsmål
Støtter Forretningsflyt automatiske påminnelser for signering?
Nei, Forretningsflyt har ikke funksjonalitet for automatiske påminnelser om signering per i dag. Du får varsel når dokumentet er signert og kan enkelt følge opp manuelt.
Hvordan får jeg oversikt over usignerte dokumenter i Forretningsflyt?
Status for alle utsendte tilbud og kontrakter vises tydelig på kundekortet i Forretningsflyt, komplett med full historikk. Du ser enkelt hvem som har signert og hvem som gjenstår.
Kan jeg sende dokumenter for signering utenfor CRM-systemet?
Forretningsflyts e-signeringsfunksjon er integrert i CRM-systemet. Tilbud og kontrakter sendes direkte derfra til kunden via sikker lenke på SMS eller e-post for signering.
Hvilken type elektronisk signatur bruker Forretningsflyt?
Forretningsflyt benytter enkel elektronisk signatur. Dette er tilstrekkelig for de fleste kommersielle avtaler i Norge, men ikke for avtaler som krever BankID eller kvalifisert signatur.
Digital signering og elektronisk signatur