Automatisert signering
Automatisert signering handler om å strømlinjeforme prosessen med å innhente signaturer på dokumenter, noe som sparer tid og reduserer manuelt arbeid. I en travel hverdag er det viktig for bedrifter å kunne behandle avtaler raskt og effektivt, uten unødige forsinkelser. Dette gjelder alt fra salgstilbud til kontrakter.
Med moderne verktøy kan signaturprosessen integreres direkte i bedriftens arbeidsflyt, fra opprettelse av dokument til ferdig signert avtale. Dette frigjør ressurser og lar ansatte fokusere på kjerneoppgaver, samtidig som kundene får en sømløs opplevelse.
Hva innebærer automatisert signering?
Automatisert signering handler om å digitalisere og effektivisere hele signeringsprosessen, fra utsendelse til arkivering. Tradisjonelle metoder som utskrift, signering for hånd og skanning tar tid og kan føre til forsinkelser. Med automatisering kan dokumenter sendes ut digitalt, signeres raskt og trygt, og deretter lagres automatisk. Dette reduserer papirbruk, minimerer risikoen for feil, og forbedrer responstiden for avtaler. Det sentrale er å integrere signeringsfunksjonen i bedriftens eksisterende systemer for en sømløs opplevelse, både for ansatte og kunder. Det handler om å fjerne manuelle flaskehalser for å oppnå raskere avslutninger på salg og prosjekter.
Slik fungerer automatisert signering i Forretningsflyt
Forretningsflyt tilbyr en strømlinjeformet E-signering for å automatisere din avtaleprosess. Tilbud og kontrakter sendes direkte fra CRM-systemet til kunden via en sikker lenke på SMS eller e-post. Kunden signerer deretter enkelt i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC, uten behov for app eller registrering. Etter signering låses dokumentet mot endring, og et signaturbevis med tidspunkt og akseptert vilkårstekst lagres. Du får umiddelbart varsel når dokumentet er signert, og statusen oppdateres automatisk på kundekortet med full historikk. Et signert tilbud blir automatisk registrert som et salg, noe som effektiviserer salgsprosessen betydelig.
Velg riktig løsning for automatisert signering
Når du vurderer automatisert signering, er det viktig å velge en løsning som passer bedriftens behov. Forretningsflyt tilbyr enkel elektronisk signatur via SMS/e-post, som er tilstrekkelig for de fleste kommersielle avtaler i Norge takket være avtalefrihet og eIDAS-forordningen. For avtaletyper med spesifikke formkrav, som tinglysing eller testamenter, bør man vurdere mer avanserte løsninger som BankID eller tilsvarende kvalifiserte signaturer. Sørg for at den valgte løsningen gir god oversikt, historikk og varslinger. For priser og mer informasjon om Forretningsflyts E-signering, se vår prisside. Ved tvil om juridisk gyldighet for spesifikke avtaler, anbefales det alltid å rådføre seg med juridisk ekspertise.
Ofte stilte spørsmål
Hva er automatisert signering?
Automatisert signering digitaliserer og effektiviserer prosessen med å innhente signaturer på dokumenter, fra utsendelse til arkivering, ved å fjerne manuelle trinn og redusere papirarbeid.
Trengs det en app for å signere med Forretningsflyt?
Nei, med Forretningsflyt signerer kunden direkte i nettleseren på mobil, nettbrett eller PC. Ingen app eller registrering er nødvendig, noe som gjør prosessen svært enkel.
Blir signerte dokumenter trygge med automatisert signering?
Ja, etter signering låses dokumentet mot endring. Et signaturbevis med tidspunkt og vilkårtekst lagres, og du får varsel om signering med full historikk i kundekortet.
Kan automatisert signering brukes til alle avtaler?
Forretningsflyt tilbyr enkel elektronisk signatur. Denne er gyldig for de fleste kommersielle avtaler, men for avtaler med strenge formkrav (f.eks. BankID-krav), bør man vurdere spesifikke løsninger.
Digital signering og elektronisk signatur